Adeguati assetti: cosa sono, perché sono obbligatori e come implementarli in azienda

Negli ultimi anni, il tema degli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili è diventato centrale per la gestione delle imprese italiane. La normativa ha infatti introdotto l’obbligo, per tutte le società, di dotarsi di strumenti e procedure che permettano di monitorare costantemente l’andamento aziendale e di individuare tempestivamente segnali critici.

Cosa prevede l’articolo 2086 del Codice Civile

Il punto di partenza è l’art. 2086 c.c., che stabilisce due obblighi fondamentali per gli amministratori:

1. Istituire adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili, proporzionati alla natura e alle dimensioni dell’impresa.
2. Attivarsi senza indugio, qualora emergano segnali di difficoltà, utilizzando gli strumenti previsti dall’ordinamento per superare la situazione e recuperare la continuità aziendale.

In pratica, l’azienda deve dotarsi di un sistema strutturato che consenta di:

• rilevare tempestivamente squilibri economici, patrimoniali o finanziari;
• monitorare l’andamento dell’attività in modo costante;
• pianificare azioni correttive prima che la crisi diventi irreversibile.

Questo rappresenta una svolta culturale importante, soprattutto per le PMI italiane, che spesso si trovano a gestire attività complesse senza strumenti di pianificazione e controllo adeguati.

Adeguati assetti: significato e componenti

Il concetto di adeguati assetti può sembrare astratto, ma nella pratica riguarda tre aree ben precise:

1. Assetto organizzativo

È l’insieme di funzioni, ruoli, deleghe e procedure che definiscono la struttura interna dell’azienda.
Serve a chiarire:

• chi ha la responsabilità di prendere determinate decisioni;
• quali processi devono essere seguiti per le varie attività operative;
• come vengono gestiti i flussi informativi tra i reparti.

Un assetto organizzativo efficace garantisce che ogni funzione aziendale lavori in sinergia e che non ci siano sovrapposizioni, dispersioni di risorse o aree di incertezza.

2. Assetto amministrativo

Comprende le procedure interne necessarie per lo svolgimento corretto e ordinato delle attività quotidiane.
Esempi tipici sono:

• le procedure di autorizzazione per i pagamenti;
• la gestione dei flussi di magazzino;
• i processi di approvazione delle spese.

Un buon assetto amministrativo permette di standardizzare i processi e ridurre gli errori gestionali.

3. Assetto contabile

Riguarda le procedure per la rilevazione e il monitoraggio dei dati contabili.
Obiettivi principali:

• redigere bilanci accurati e trasparenti;
• elaborare budget previsionali;
• analizzare i risultati economici e finanziari in tempo reale.

Gli assetti contabili sono strettamente collegati a quelli amministrativi e consentono di avere sempre sotto controllo la situazione economico-finanziaria dell’azienda.

Perché sono così importanti?

L’adozione di adeguati assetti non è solo un adempimento normativo, ma un vero e proprio strumento di prevenzione di criticità.
Un’impresa che non dispone di un sistema di controllo strutturato rischia di accorgersi troppo tardi di problemi di liquidità o di cali di redditività, quando ormai è difficile intervenire.

Gli adeguati assetti permettono, infatti, di:

• individuare per tempo le criticità, come squilibri finanziari o ritardi nei pagamenti;
• intervenire tempestivamente, evitando che la crisi si aggravi;
• proteggere i creditori e i dipendenti, riducendo il rischio di insolvenza e perdita di posti di lavoro;
• migliorare la credibilità dell’azienda verso banche, investitori e partner commerciali.

Come valutare l’adeguatezza degli assetti

Non esiste un modello unico valido per tutte le imprese: l’adeguatezza degli assetti deve essere proporzionata alle caratteristiche dell’azienda, alla sua dimensione e al settore in cui opera.

Alcuni indicatori utili per valutare lo stato di equilibrio aziendale sono:

• DSCR (Debt Service Coverage Ratio): misura la capacità dell’impresa di far fronte agli impegni finanziari nei successivi sei mesi attraverso i flussi di cassa.
• equilibrio tra capitale proprio e capitale di terzi;
• presenza di ritardi significativi nei pagamenti verso fornitori, dipendenti o fisco.

Se questi indicatori evidenziano anomalie, l’azienda deve intervenire immediatamente, rivedendo i propri assetti e attivando gli strumenti previsti dal CCII.

Adeguati assetti e responsabilità degli amministratori

Uno degli aspetti più rilevanti riguarda le responsabilità degli amministratori.
La legge stabilisce chiaramente che, se l’impresa non si è dotata di adeguati assetti e si verifica una situazione di “crisi” non gestita, gli amministratori possono essere chiamati a rispondere personalmente dei danni subiti dalla società e dai creditori.

Il collegio sindacale ha il compito di vigilare sull’adeguatezza degli assetti e, se rileva gravi irregolarità, può convocare l’assemblea o addirittura chiedere la revoca degli amministratori.

Obiettivi degli adeguati assetti: prevenire e gestire

Il legislatore ha delineato due obiettivi fondamentali per gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili:

1. Prevedere tempestivamente l’emersione della crisi, individuando i primi segnali di squilibrio economico-finanziario che potrebbero compromettere la stabilità aziendale.
2. Assumere iniziative idonee per affrontare e superare le difficoltà, fornendo agli organi societari tutti gli strumenti necessari per reagire con prontezza ed efficacia.

L’intento non è, quindi, limitarsi a riconoscere la crisi quando questa è già manifesta, ma riuscire a intercettare gli indizi che la precedono, così da consentire una diagnosi precoce e la definizione di strategie di risanamento.

Strumenti concreti per implementare gli adeguati assetti

Gli adeguati assetti non possono ridursi a controlli sporadici o test periodici affidati a professionisti esterni.
Solo una conoscenza diretta e continua delle dinamiche aziendali consente di rilevare tempestivamente tutti i segnali di squilibrio.

Gli strumenti da adottare includono:

• Formazione del personale interno dedicato alla sorveglianza dei principali parametri economici e finanziari.
• Mansionari e organigrammi strutturati, con ruoli e responsabilità chiaramente definiti.
• Redazione periodica di budget previsionali, patrimoniali, economici e finanziari.
• Utilizzo di software gestionali e strumenti digitali avanzati per l’analisi predittiva e la generazione di report.
• Sistemi di controllo interno, volti a monitorare l’operato del personale e la qualità delle informazioni prodotte.
• Flussi informativi trasparenti, che garantiscano la rapida condivisione dei dati e la circolazione delle informazioni strategiche all’interno dell’impresa.

Il supporto dei professionisti esterni

Tuttavia, in molte imprese, soprattutto di piccole e medie dimensioni, la gestione di tali adempimenti non può essere affidata solo a risorse interne e rende necessario il contributo di professionisti esterni, come commercialisti, consulenti aziendali, avvocati esperti in diritto societario.

Questi professionisti, grazie alle loro competenze tecniche, possono affiancare l’amministratore nella definizione delle strategie più idonee per una adeguato monitoraggio sulla gestione aziendale, garantendo una visione oggettiva, supportata da dati affidabili ed in grado di migliorare le perfomance aziendali.

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