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Con l’entrata in vigore del Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (c.d. “Decreto Whistleblowing”), l’Italia ha recepito la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio europeo, mirata a uniformare in tutti gli Stati Membri le normative nazionali sul whistleblowing per assicurare la tutela, all’interno delle imprese del settore pubblico e privato, delle persone (anche dette “whistleblowers”) che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e violazioni delle disposizioni normative nazionali.
Il 17 Dicembre 2023 hanno avuto l’obbligo di uniformarsi al d.lgs. i seguenti soggetti
- le amministrazioni pubbliche di cui all’art.1, comma 2, del decreto legislativo del 30 marzo 2001, n. 165;
- gli organi amministrativi indipendenti di garanzia, vigilanza o regolazione;
- gli enti economici;
- gli organismi di diritto pubblico di cui all’art. 3, comma 1, lettera d), del decreto legislativo del 18 aprile 2016, n. 50 sostituito dall’art. 1, lettera e), dell’allegato I.1 al d.lgs. 36/2023;
- le imprese private che nel 2023 hanno impiegato meno di 250 lavoratori subordinati (fino a 249);
- le microimprese (i cui dipendenti non superano le 50 unità) che hanno adottato un modello organizzativo 231 volontario (punto c, dell’ambito di applicazione, p.5).
Appurata l’obbligatorietà della conformità alla normativa, pena sanzione amministrativa con un importo da 10.000 € a 50.000 € irrogata dall’autorità competente, ovvero l’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC), una delle questioni centrali sollevate dal decreto riguarda la gestione interna delle segnalazioni, in particolare la necessità di affidare tale responsabilità ad un organo autonomo, sia interno che esterno all’azienda, con la specifica formazione richiesta dall’articolo 4, comma 2 del sopraccitato “Decreto Whistleblowing”.
Autonomia dell’organo di gestione delle segnalazioni
L’autonomia dell’organo incaricato della gestione interna delle segnalazioni è un elemento cruciale ma non approfonditamente esaminato dal legislatore. Confindustria, nella sua “Guida Operativa per gli Enti Privati” sul whistleblowing, propone una definizione di autonomia che include concetti di imparzialità e indipendenza, intesi come mancanza di condizionamenti e libertà da influenze del management.
Tuttavia, la mancanza di dettagli nel Decreto e la brevità della definizione di autonomia nella Guida Operativa sollevano interrogativi. La circolare n. 285 del 17 dicembre 2013 di Banca d’Italia offre una possibile base normativa, delineando le condizioni per l’indipendenza delle funzioni aziendali interne di controllo. In particolare, la Banca d’Italia prevede che i responsabili interni delle funzioni di controllo:
- siano collocati alle dirette dipendenze dell’organo con funzione di gestione o di supervisione strategica;
- non abbiano diretta responsabilità di aree operative sottoposte a controllo né siano gerarchicamente subordinati ai responsabili di dette aree;
- siano nominati e revocati dall’organo con funzione di supervisione strategica, sentito l’organo con funzioni di controllo;
- riferiscano direttamente agli organi aziendali e rispondano a questi per lo svolgimento dei propri compiti e responsabilità;
- possiedano adeguati requisiti di professionalità.
Queste condizioni sono particolarmente stringenti, rendendo complesso l’individuare un organo interno con tale grado di autonomia nelle medie e piccole imprese.
Formazione specifica dell’organo di gestione delle segnalazioni
Il Decreto richiede anche una formazione specifica per il personale incaricato della gestione delle segnalazioni. Oltre a garantire autonomia, imparzialità e indipendenza, queste figure devono possedere conoscenze specifiche in materia di whistleblowing e sulle tematiche oggetto delle segnalazioni.
In quest’ottica, l’opzione di affidare la gestione del canale di segnalazioni a un organo esterno, composto da professionisti formati e competenti in ambito whistleblowing, emerge come una soluzione efficace. Ciò non solo risponde alle esigenze normative, ma previene anche conflitti di interesse potenziali, evitando la situazione in cui il gestore delle segnalazioni coincida con il soggetto segnalato o sia gerarchicamente subordinato a quest’ultimo.
Organo esterno come soluzione più efficace di gestione
Alla luce di quanto esaminato, affidare la gestione del canale di segnalazioni a un organo esterno appare come la scelta più efficace per garantire la piena conformità al Decreto Whistleblowing. Questo approccio non solo favorisce l’autonomia, l’indipendenza e l’imparzialità richieste, ma assicura anche una formazione specialistica in grado di affrontare le complesse tematiche connesse alle segnalazioni di violazioni.
In un contesto normativo in continua evoluzione, le aziende devono valutare attentamente le opzioni disponibili per assicurare una gestione delle segnalazioni che risponda ai più alti standard di trasparenza e integrità, garantendo al contempo la massima tutela ai whistleblower.
Per maggiori informazioni e consulenze sulla tematica Whistleblowing, Bottari & Associati è operativo su tutto il territorio nazionale. Contattaci per un incontro preliminare.